Far visitare lo studio a chi compra senza che nessuno se ne accorga

Chi compra vuole vedere lo studio, e nessun acquirente serio firma un preliminare senza essere entrato nelle stanze. Il problema è che lo studio è pieno di gente otto ore al giorno, e tutti riconoscono al volo un visitatore che non è un paziente. La visita è il momento in cui la trattativa, fino a lì fatta di PDF e telefonate, diventa fisica. Ed è il momento in cui la riservatezza si perde più spesso, non per una parola di troppo ma per un orario sbagliato.

In che punto della trattativa si visita

La prima cosa da decidere non è l'orario. È il punto della trattativa in cui la visita ha senso.

Troppo presto e lo mostri anche a chi vuole solo guardare: di come riconoscerlo ho scritto in concorrenti che fingono di comprare. Troppo tardi e l'acquirente si è già fatto un'idea sui documenti, e ogni scostamento pesa il doppio.

Il punto giusto, di solito, è dopo l'accordo di riservatezza firmato e dopo un primo incontro fuori dallo studio, in cui avete capito se l'operazione sta in piedi. La visita precede la manifestazione di interesse scritta, non la segue. Chi ha visto le stanze mette una cifra più consapevole. Chi non le ha viste la mette con una riserva mentale che riemerge in due diligence.

Se qualcuno chiede di vedere lo studio prima di aver firmato niente, la risposta è no, con gentilezza.

L'orario è metà del lavoro

Lo studio si fa vedere quando dentro non c'è nessuno. Non «quando c'è poca gente»: nessuno.

Il sabato mattina va bene se il sabato lo studio è chiuso e se il palazzo non ha un portiere che ti conosce da vent'anni. Una sera dopo le venti va bene se lo staff è uscito da un'ora, non da dieci minuti: l'assistente che ha dimenticato le chiavi torna indietro. Un giorno di chiusura per ferie è il più tranquillo di tutti.

Poi ci sono i dettagli a cui nessuno pensa finché non vanno storti. La macchina dell'acquirente parcheggiata davanti all'ingresso. Il registro dell'allarme, che mostra a chi ha il codice un accesso alle 19.40 di sabato. Le luci accese viste dalla strada. Non serve la paranoia: basta pensarci una volta.

E una regola: chi entra non lascia tracce. Niente biglietti da visita sul banco della reception, niente bicchieri in sala d'attesa. Chi sta in reception, ne ho scritto in quando dirlo alla segretaria, la mattina dopo legge lo studio come un investigatore legge una stanza.

Chi entra e chi accompagna

Alla prima visita entrano due persone: tu e l'acquirente. Non il suo commercialista, non il tuo, non il coniuge di nessuno dei due. Ogni persona in più aumenta il rischio di essere visti e non aggiunge nulla.

Se l'acquirente vuole portare qualcuno, va bene alla seconda visita, e con un motivo: il tecnico dei riuniti, l'architetto se pensa a lavori. Quella visita è già parte della due diligence e si fa a preliminare firmato o quasi.

Se ti affidi a un intermediario, la visita la organizza lui, e spesso conviene che accompagni lui l'acquirente mentre tu arrivi dieci minuti dopo: due persone che entrano insieme in uno studio chiuso sono un titolare con un ospite, due arrivi separati sono fatti scollegati. Il ruolo dell'intermediario in questa fase è descritto in come funziona.

Cosa si mostra alla prima visita, e cosa no

La prima visita serve a una cosa sola: far capire a chi compra se in quello studio ci si vede a lavorare. Spazi, luce, stato delle stanze, come si muove un paziente dall'ingresso alla poltrona. Il giro dura un'ora, e la parte più utile è il tuo racconto della giornata: quante poltrone girano insieme, dove si sterilizza, dove si fanno le radiografie.

Cosa non si fa alla prima visita: non si apre il gestionale, non si tirano fuori i contratti. Lo schermo della reception resta spento. I nomi dei pazienti escono solo in due diligence, con le cautele descritte in cosa controlla chi compra. Le attrezzature si guardano, e chi compra chiederà anno, marca e stato: come si ragiona sul loro valore è spiegato in valore di attrezzature e riuniti usati. La verifica tecnica con il registro delle manutenzioni è un'altra visita.

Un esempio. Due studi con tre poltrone ricevono lo stesso acquirente. Nel primo il titolare apre il gestionale per far vedere «quanto è piena l'agenda», e l'acquirente scorre tre mesi di nomi e cognomi. Nel secondo il titolare mostra la stampa delle agende dell'ultimo mese con i nomi coperti. Stessa informazione, e in più la prova che tiene alla riservatezza dei pazienti, che fra sei mesi saranno i suoi.

Le foto e i video

Prima o dopo la visita, qualcuno chiederà foto. Va bene, con due regole. Le fai tu, non l'acquirente con il telefono. E dentro non c'è niente che identifichi lo studio: niente insegna, niente targa sulla porta, niente diplomi al muro con il tuo nome. Una foto del riunito con la finestra sullo sfondo, in un paese, è un indirizzo.

Le foto poi girano: nel telefono dell'acquirente, nella chat con il suo commercialista, sul tavolo della banca. Per questo si fanno anonime e si mandano solo dopo l'accordo di riservatezza, che le copre come i documenti. Di come viaggiano i file in una trattativa ho scritto in cosa non mandare mai per email.

Se sei tu a comprare

Se stai dall'altra parte, le stesse regole ti servono a leggere il venditore. Un titolare che ti fa entrare alle undici di martedì fra due pazienti ha con la riservatezza un rapporto approssimativo, e i problemi che ne seguono toccano a te. Uno che ti propone il sabato, ti chiede di parcheggiare due vie più in là e non ti apre il gestionale sa cosa sta facendo. Il percorso dal lato di chi compra è in acquistare uno studio.

Una cosa da fare prima di fissare la data

Prendi il calendario dello studio e segna le prossime tre finestre in cui dentro non c'è nessuno per almeno due ore: non tu, non lo staff, non chi fa le pulizie. Se non ne trovi tre, la visita va costruita, per esempio anticipando la chiusura di un venerdì. Poi cammina lo studio come lo camminerà chi compra e nota tutto quello che parla di te e dei tuoi pazienti: il monitor acceso, il piano di cura sulla scrivania, la foto con la squadra. Sono le cose da sistemare la sera prima. Per il resto, una telefonata di dieci minuti con chi segue queste trattative chiarisce più di sei mesi di pensieri.