Il giorno del closing dal notaio: cosa succede davvero, ora per ora

Il rogito di una cessione di studio dura meno di quanto immagini e stanca più di quanto pensi. Si sta seduti due o tre ore in una stanza con troppa gente, si ascolta qualcuno che legge, si firma dove indica. Poi si torna in studio e si consegnano le chiavi. Le sorprese, quando ci sono, non nascono nella stanza del notaio. Nascono nei giorni prima, perché mancava un documento o un bonifico non era partito, oppure nei giorni dopo, perché nessuno aveva deciso chi avvisa chi. Sapere in anticipo la sequenza toglie quasi tutta l'ansia e qualche errore.

La fila di atti che porta fino a quel giorno è raccontata in tutti gli atti che si firmano, e cosa il preliminare ha già inchiodato è in il preliminare firmato. Qui si parla solo delle ventiquattro ore intorno alla firma.

La settimana prima

Il notaio manda la bozza dell'atto qualche giorno prima. Leggila tutta, non solo il prezzo. Confronta ogni clausola con il preliminare: il definitivo deve ricopiarlo, e se qualcosa è cambiato deve essere perché l'avete deciso insieme, non perché la bozza è partita da un modello. Gli allegati contano quanto il corpo dell'atto: l'inventario delle attrezzature, l'elenco dei dipendenti che passano, l'elenco dei contratti ceduti. Sono le liste che diventano garanzie, e un riunito dimenticato o un contratto in più cambiano cosa hai promesso.

Poi ci sono i soldi. Il saldo del prezzo viaggia quasi sempre con bonifico o assegno circolare, e un bonifico di quell'importo non parte in un minuto: la banca dell'acquirente può volere giorni, e la tua deve confermare l'accredito. Concorda con il notaio come verrà provato il pagamento nella stanza. Se una parte del prezzo resta trattenuta a garanzia, o viene depositata presso il notaio in attesa di una condizione, il meccanismo va scritto prima e non improvvisato al tavolo. Il tema è quello di prezzo pagato a rate, ma vale anche per un deposito di poche settimane.

Infine i documenti: documento d'identità e codice fiscale di chi firma, visure aggiornate se c'è una società, la procura se uno dei due manda qualcun altro, il consenso del locatore se serviva, la ricevuta della pratica di autorizzazione sanitaria nello stato in cui è. Il notaio ti manderà la sua lista. La tua deve essere più lunga della sua.

Nella stanza

Al tavolo siedono il venditore, l'acquirente, il notaio e di solito i rispettivi consulenti. Se lo studio è una società, siedono i soci o chi li rappresenta. Il notaio legge l'atto per intero, a voce, e non è una formalità da cui distrarsi. È l'ultimo momento in cui una frase sbagliata costa una correzione a penna invece di una causa. Se senti qualcosa che non corrisponde a quanto avete concordato, fermalo. Nessuno si offende: è il suo lavoro.

Poi si firma. Ogni pagina degli allegati, le sigle a margine, la firma in calce. Il notaio autentica le firme o riceve l'atto in forma pubblica, a seconda del contenitore scelto fra le formule del passaggio e di quanto deciso con i consulenti. Nello stesso momento si regola il prezzo: l'atto dà conto di quanto è stato pagato e come, e il venditore rilascia quietanza. Se hai un assegno circolare in mano, lo consegni lì. Se il bonifico è partito, si allega la contabile o si aspetta la conferma.

Insieme all'atto principale si firmano di solito i pezzi minori: la cessione dei contratti che non passano da soli, la comunicazione al locatore, i verbali di assemblea se c'è una società, il patto di non concorrenza se non è già dentro l'atto. Poi si stringe la mano. È la parte che dura meno.

Il pomeriggio: le chiavi

La consegna materiale dello studio è la parte che nessuno prepara e che genera più discussioni dopo. Conviene farla lo stesso giorno, con l'inventario in mano, girando stanza per stanza. Ogni voce dell'allegato si spunta: c'è, funziona, ha il manuale, ha il libretto di manutenzione. Il magazzino si conta, o si fotografa, se il preliminare prevedeva un conguaglio. La cassa si chiude e si verbalizza.

Poi le cose immateriali, che sono le più facili da dimenticare: le credenziali del gestionale, le password della posta e del sito, il codice dell'allarme, l'accesso al POS, le chiavi fisiche con il conto di quante copie esistono e chi le ha. Le letture dei contatori, se le utenze passano. L'archivio delle cartelle, con le regole di cartelle cliniche e GDPR applicate e non solo enunciate.

Tutto questo finisce nel verbale di consegna, firmato da entrambi. Sono due pagine che valgono più di molte clausole: chiudono ogni discussione futura su cosa c'era e cosa mancava.

I giorni dopo: cosa parte da chi

Il notaio si occupa della registrazione dell'atto e dell'iscrizione nel registro delle imprese, con le imposte di cui hai discusso con il commercialista prima. Il resto non parte da solo, e conviene avere una lista con un nome accanto a ogni riga: la comunicazione all'ente sanitario e il cambio del direttore sanitario; le pratiche del consulente del lavoro per i dipendenti che passano; le banche, per il conto dello studio e il POS; i fornitori e il laboratorio; i pazienti, con il calendario e le parole decise nel copione per comunicare la cessione. E, qualche settimana dopo, il conguaglio, quando magazzino e cure in corso hanno un numero definitivo.

Un caso concreto

Prezzo 350.000 euro, caparra di 35.000 versata al preliminare. Il giorno del rogito l'acquirente porta un assegno circolare da 285.000, e i restanti 30.000 vengono depositati presso il notaio per dodici mesi a copertura delle garanzie. Nella stanza il venditore rilascia quietanza per quanto incassato e l'atto dà conto del deposito. Nel pomeriggio, girando lo studio, si scopre che uno dei tre riuniti in inventario è in comodato dal fornitore e non è mai stato dello studio. Non è una tragedia, perché il verbale di consegna lo registra e il conguaglio se ne occupa. Sarebbe stata una tragedia sei mesi dopo, senza un foglio firmato.

Cosa portare in tasca

Il giorno prima stampa tre cose: il preliminare, la bozza definitiva dell'atto con i punti che hai controllato segnati a margine, e la lista delle consegne del pomeriggio con le caselle vuote. Poi dormi. La mattina non si negozia più niente: si verifica che quanto deciso sia quanto si legge. Se fra la bozza e il preliminare trovi una differenza che non ti spieghi, dieci minuti al telefono con chi ha già seduto a quel tavolo chiariscono più di sei mesi passati a immaginare quel giorno.