Affiancamento dopo la cessione: sei mesi o due anni, da cosa dipende

«Due anni» è la cifra che si sente più spesso, e quasi nessuno sa dire da dove venga. Chi compra la chiede perché gli sembra prudente. Chi vende la accetta perché gli sembra corretto. Poi al quattordicesimo mese uno dei due si accorge che sta pagando, o facendo, un lavoro che non serve più a nessuno. Oppure, a sei mesi dalla firma, i pazienti chiedono ancora di te e tu sei già altrove.

La durata giusta non è un numero di partenza. È una conseguenza di tre cose: cosa deve passare di mano, a chi passa, e come si organizza il passaggio settimana per settimana.

Cosa deve passare, davvero

L'affiancamento serve a trasferire quello che non sta né nei riuniti né nell'anagrafica: la fiducia dei pazienti, gli equilibri dello staff e il modo in cui lo studio decide. Più queste tre cose passano attraverso di te, più tempo serve.

Prendi due studi che fatturano entrambi 600.000 euro. Nel primo lavorano quattro collaboratori e un'igienista, il titolare produce meno di un terzo del fatturato, la segretaria gestisce l'agenda e i richiami da anni. Nel secondo il titolare produce l'ottanta per cento, conosce ogni paziente per nome e decide personalmente ogni piano di cura. Stesso fatturato, due affiancamenti diversi. Nel primo sei mesi possono bastare, perché i pazienti sono già abituati a vedere facce diverse. Nel secondo due anni sono un minimo ragionevole, perché il nuovo titolare deve essere presentato, uno a uno, a persone che finora hanno scelto te. Quanto questo pesi già sul prezzo è in dipendenza dal titolare.

C'è poi una parte clinica che ha un calendario suo. Le riabilitazioni complesse iniziate da te vanno finite da te, o almeno seguite fino alla consegna. Un piano implanto-protesico a più fasi può durare dodici mesi da solo. Se hai in corso una decina di casi così, la durata minima dell'affiancamento te la dettano loro.

Chi compra cambia il calendario

Un collega giovane al primo studio ha bisogno di te per tutto: pazienti, fornitori, laboratorio, il modo in cui si parla con la segretaria. Con lui l'affiancamento è lungo e denso all'inizio, e la parte più utile non è quella clinica ma quella organizzativa.

Un collega già titolare altrove compra la tua anagrafica e il tuo team, non il tuo mestiere. Sa gestire uno studio. Gli serve che i pazienti ti vedano stringergli la mano, e poco altro. Con lui si può essere più corti, ma più mirati sulle presentazioni.

Un gruppo di solito ha protocolli, direzione sanitaria e gestione propri. Chiede una presenza clinica che tenga il fatturato mentre inserisce i suoi medici, e tende a preferire periodi lunghi con orari definiti. In che veste resti in ciascuno di questi casi, e cosa cambia fra partita IVA, busta paga e quota di socio, è in il titolare che resta. Qui resta il tema del tempo.

Il calendario a scalare

L'errore più comune è pensare all'affiancamento come a un blocco: due anni a tre giorni la settimana, uguali dal primo all'ultimo. Funziona meglio a fasi decrescenti, e ogni fase ha un compito.

La prima fase è la presenza piena. Da tre a sei mesi in cui lavori come prima, e in più fai una cosa nuova: presenti. Ogni paziente che entra conosce il nuovo titolare, possibilmente in poltrona e non nel corridoio. Come impostare quella frase è in il copione per comunicare la cessione. Le prime visite nuove le fa già lui, con te a due porte di distanza.

La seconda fase è la riduzione. Da sei a dodici mesi in cui scendi a uno o due giorni. Chiudi i casi complessi che avevi aperto, fai da secondo parere quando lui te lo chiede, e per il resto ti togli di mezzo. È la fase in cui lo studio deve imparare a funzionare senza di te mentre tu sei ancora raggiungibile.

La terza fase è la reperibilità. Gli ultimi mesi, se ci sono, non sono giorni in agenda. Sono una telefonata al bisogno, una presenza al richiamo di qualche paziente storico, un passaggio quando arriva il paziente difficile. Su un accordo di due anni, sei mesi più dodici più sei è una sequenza che regge.

Cosa scrivere nell'accordo

Un affiancamento senza calendario scritto dura quanto la pazienza del meno paziente. Le righe che servono sono poche.

La durata va indicata con un minimo e un massimo, non con una cifra sola. Un minimo garantisce chi compra. Un massimo protegge te da un impegno che si allunga per inerzia. Dentro, la riduzione dei giorni va fissata per date, così che il passaggio da tre giorni a uno non sia una trattativa da riaprire ogni volta.

Serve una via d'uscita per entrambi, con un preavviso ragionevole, perché non tutti i passaggi funzionano e nessuno dei due deve restare in ostaggio dell'altro. Serve dire cosa fai e cosa non fai: prestazioni sì, gestione del personale no, oppure il contrario, secondo quello che avete deciso.

Poi ci sono due collegamenti da tenere d'occhio. Se una parte del prezzo è condizionata ai risultati, la durata dell'affiancamento e la durata dell'earn out devono parlarsi: stare fuori dallo studio mentre il tuo prezzo dipende da come va sarebbe contraddittorio. E il patto di non concorrenza deve lasciare esplicitamente fuori il lavoro che fai dentro lo studio ceduto, altrimenti a rigore lo staresti violando dal primo giorno. Le formule con uscita graduale nascono proprio per tenere insieme questi pezzi in un unico disegno.

Sul compenso, sulle imposte e su cosa cambia fra un anno e due per la tua posizione previdenziale, la persona da sentire è il commercialista, con la bozza in mano. La domanda utile è concreta: «Se lavoro due giorni la settimana per diciotto mesi a queste condizioni, cosa mi resta e cosa cambia per la pensione?».

Un test per capire quando è finito

Prima di firmare, scrivi la lista dei trenta pazienti che, se sapessero che te ne vai, ti chiamerebbero a casa. L'affiancamento ha fatto il suo lavoro quando ciascuno di loro ha visto il nuovo titolare almeno due volte e alla terza non ha chiesto di te. Se ci arrivi in otto mesi, i restanti sedici sono un regalo che potete anche decidere di non farvi. Se a diciotto mesi la lista è ancora a metà, il problema non è il calendario ma il modo in cui state facendo le presentazioni, e dieci minuti al telefono con chi ne ha viste tante chiariscono più di sei mesi passati a chiedersi perché.