Crediti verso pazienti e cure in corso: come entrano nel prezzo

Due studi chiudono l'anno con lo stesso fatturato: 600.000 euro. Il primo ha 45.000 euro di prestazioni finite e non ancora pagate dai pazienti. Il secondo ne ha 8.000, però ha in cassa 60.000 euro di ortodonzia incassata in anticipo, con trattamenti che finiranno fra un anno e mezzo.

Sul conto economico sono gemelli. Il giorno della firma valgono cifre diverse, e la differenza non è piccola.

Sono le due code che ogni studio si porta dietro. Una tira il valore in su, l'altra in giù, e nessuna delle due compare nel numero che tutti guardano per primo.

Le cure fatte e non incassate sono tue

Un credito verso un paziente è un tuo diritto: hai lavorato, la prestazione è chiusa, i soldi devono ancora arrivare. Nella maggior parte delle operazioni quei crediti restano a te. Chi subentra compra l'attività, non la tua contabilità arretrata, e tu continui a incassarli man mano, con l'accordo che in studio ti passino avvisi e contabili.

Sembra una cosa da definire dopo. Non lo è, per due ragioni.

La prima: se i crediti passano invece a chi compra, il prezzo cambia. Sta comprando anche cassa futura, e quella si paga a parte, non dentro l'avviamento.

La seconda: un credito vecchio non vale il suo importo nominale. Mettili in colonna per anzianità — entro 90 giorni, da 90 giorni a un anno, oltre l'anno. La prima colonna è quasi tutta buona. La terza, quasi sempre, è un elenco di persone che in studio non torneranno più. Se chiedi che ti venga riconosciuta al 100% stai chiedendo a qualcun altro di comprare un problema che tu conosci e lui no. E in verifica quella richiesta ti si ritorce contro, perché fa nascere il sospetto che tu stia gonfiando anche il resto.

Poi separa tre voci che nei gestionali finiscono spesso nello stesso calderone.

I crediti verso pazienti privati. I più incerti, e i più legati a te: molti si incassano perché sei tu a chiamare.

I crediti verso fondi, casse e assicurazioni. Pagano, di regola, ma con tempi loro e con contestazioni sui codici delle prestazioni. Sono più solidi e più lenti.

Le pratiche di finanziamento. Qui attenzione, perché è l'errore più comune. Se il paziente ha aperto un finanziamento con una società terza, quei soldi li hai già presi tu. Non è un credito: è cassa incassata, spesso a fronte di cure ancora da erogare. Che è esattamente il capitolo dopo.

Le cure incassate e non fatte sono un debito

Questa è la voce che i venditori dimenticano e i compratori scoprono tardi, a volte dopo la firma.

L'ortodonzia è il caso più pesante. Un trattamento pagato in un'unica soluzione all'inizio e distribuito su due anni di controlli significa che l'incasso è tuo e il lavoro è di chi viene dopo. Vale lo stesso per gli allineatori, per gli impianti inseriti con la protesi ancora da consegnare, per i pacchetti di igiene prepagati, per gli acconti su riabilitazioni lunghe.

Chi compra non deve restituire 60.000 euro: deve erogare le prestazioni. Il numero che gli interessa quindi non è l'incasso, è il costo di completamento. Sedute, materiali, laboratorio, e la percentuale da riconoscere al collaboratore che le farà. Quel costo si stima paziente per paziente e si sottrae dal prezzo, oppure si tiene fermo in deposito fino a completamento.

Il conto sta su tre colonne: quanto è stato incassato, quante sedute restano, quanto costa una seduta di quel tipo. È la stessa pulizia con cui si normalizza il margine per costruire l'EBITDA: cambia solo l'oggetto.

Un caso ibrido da non perdere: le protesi in laboratorio, non ancora consegnate. Su un singolo paziente possono convivere un acconto incassato da te, una fattura del laboratorio che arriverà dopo la firma e una prestazione che eseguirà un altro. Tre movimenti, tre soggetti, un solo dente.

Il conguaglio, cioè come si sistema in pratica

Serve una data di riferimento, di solito il giorno del passaggio, e una situazione fotografata a quella data.

Da lì due strade. Prezzo fisso senza aggiustamenti: funziona solo se le due code sono piccole e più o meno si compensano. Oppure prezzo più conguaglio, calcolato sulla situazione alla data e verificato da entrambi i commercialisti. Il conguaglio si regola trattenendo una rata, o mettendo una somma in deposito che si libera quando i trattamenti aperti sono chiusi.

Nessuna è più giusta dell'altra: dipende da quanto pesano le liste e dalla forma dell'operazione, perché cedere le quote o cedere l'azienda non porta con sé le stesse cose.

Chi paga i rifacimenti

Domanda che nessuno fa e che poi diventa una telefonata sgradevole. Una corona cementata due mesi prima della firma si scheggia quattro mesi dopo. Clinicamente è il tuo lavoro. Il paziente però torna in studio, e in studio c'è un altro.

Si scrive prima, in quattro righe: quanta finestra temporale copre la garanzia, chi paga il laboratorio, chi paga la seduta, quale tetto complessivo. Il caso peggiore non è pagare un rifacimento: è non averne parlato, e lasciare che un paziente si arrabbi con lo studio nuovo per un lavoro vecchio. Quei pazienti sono la sostanza di quello che hai appena venduto, cioè l'avviamento.

Cosa chiedere al tuo commercialista

Quattro domande. Le risposte cambiano secondo la forma giuridica e il tuo regime, quindi non fidarti di risposte generiche, comprese queste.

1. Se incasso dopo la firma prestazioni fatte prima, in quale periodo entrano e come vengono tassate?
2. Se i crediti passano insieme all'azienda, come si valorizzano e che imposte fa scattare il passaggio?
3. Gli acconti che ho già incassato per cure non eseguite: come si trattano se l'attività passa a un altro soggetto?
4. Le fatture da emettere e le eventuali note di credito sui trattamenti a cavallo della data: chi le fa e con che data?

Le quattro liste da preparare

Un foglio, quattro colonne, e sei già più avanti di quasi tutti quelli che si siedono al tavolo.

Crediti per anzianità, divisi fra privati, fondi e assicurazioni. Trattamenti incassati e aperti, con le sedute che restano. Lavori in laboratorio non consegnati. Acconti ricevuti per cure non iniziate.

Preparale prima, non quando te le chiedono. Chi vende con le liste in ordine discute di prezzo; chi le improvvisa discute di fiducia, e quella conversazione costa sempre qualcosa. Se poi non sai come si traduce tutto questo in un numero, un valore di riferimento si costruisce sopra queste liste, non prima — e dieci minuti al telefono con i fogli davanti chiariscono più di sei mesi di ipotesi.