Saturazione delle poltrone: come si misura e quanto sposta il prezzo

«Quante poltrone hai?» è una delle prime cose che ti vengono chieste, e quasi sempre rispondi con un numero: due, tre, quattro. La domanda che conta arriva subito dopo, e non è quante ne hai. È quante ore girano.

Una poltrona non è un bene che vale in sé. È capacità produttiva: un contenitore di ore in cui può entrare del lavoro. Se dentro non ci entra niente, quel contenitore continua a costarti affitto, quota di leasing, manutenzione e riscaldamento, e non produce una riga di fatturato.

Due studi, stessa cifra, poltrone diverse

Due studi fatturano entrambi 600.000 euro l'anno.

Il primo ha due poltrone. È aperto quaranta ore a settimana per quarantaquattro settimane: fanno 3.520 ore-poltrona disponibili in un anno. In agenda, fra clinica e igiene, ne risultano occupate circa 2.900. Il fatturato diviso le ore disponibili dà intorno a 170 euro per ora-poltrona.

Il secondo ha quattro poltrone, gli stessi orari: 7.040 ore-poltrona disponibili. Le ore occupate sono 3.100, poco più del primo. Lo stesso fatturato diviso quelle ore fa circa 85 euro.

I numeri sono illustrativi, ma il rapporto no: sulla carta sono due studi identici, in realtà il secondo tiene in piedi il doppio della struttura per portare a casa la stessa cifra. Paga il canone di uno spazio più grande, ha più impianti da mantenere e probabilmente due riuniti in leasing che lavorano a metà. È il motivo per cui i moltiplicatori del fatturato ingannano anche su questo fronte: il giro d'affari non dice niente su quanto ti costa produrlo.

Come si conta, senza comprare software

Servono tre dati e un pomeriggio.

Le ore disponibili. Poltrone attive per ore di apertura settimanale per settimane lavorate. Conta solo le poltrone che sono davvero utilizzabili: una stanza che usi come magazzino non è capacità, è metratura.

Le ore occupate. Le tira fuori il gestionale, anche il più vecchio: appuntamenti effettuati in un anno, per durata. Se non hai il report, prendi quattro settimane sparse nell'anno e proietta.

Il rapporto fra le due. È la saturazione. Nessuno pretende il cento per cento: fra un paziente e l'altro c'è il riassetto, e le mancate presentazioni ci sono in ogni studio.

Due avvertenze, perché è qui che i conti si gonfiano da soli. La prima: ora occupata non significa ora produttiva. Un'ora di controllo gratuito riempie l'agenda e non riempie il conto economico, quindi guarda anche il fatturato per ora effettivamente erogata, non solo la percentuale di riempimento. La seconda: separa la saturazione della struttura da quella della tua agenda personale. Se le tue giornate sono piene e le poltrone dei collaboratori sono vuote, non hai uno studio saturo, hai uno studio saturo di te — ed è un problema diverso, che si valuta in modo diverso.

Perché una poltrona ferma pesa sul margine

I costi di uno studio non si muovono tutti allo stesso modo. Materiali e laboratorio salgono e scendono con il lavoro. Affitto, leasing, ammortamenti, utenze di base, gran parte del personale di segreteria: quelli restano lì identici sia che la poltrona giri sia che stia coperta dal telo.

Questo significa che ogni ora-poltrona non usata è margine bruciato senza rimedio, perché quel costo l'hai già pagato. E significa anche il contrario: la prima ora che riempi in una poltrona già accesa porta a casa quasi tutto quello che incassa, perché la struttura c'era comunque. È lo stesso ragionamento che sta dietro al margine normalizzato, guardato dal lato della capacità invece che dal lato dei ricavi.

Una cosa utile da chiedere al tuo commercialista, e che ti serve comunque prima di trattare: farsi separare il conto economico in costi che seguono il lavoro e costi che restano fermi. Non è un'operazione fiscale, è una riclassificazione, e cambia il modo in cui leggi tutto il resto.

Le poltrone vuote valgono solo se c'è una domanda che non stai servendo

Qui casca il ragionamento che si sente più spesso: «Ho una poltrona libera, chi compra ci può crescere, quindi vale di più».

Chi mette i soldi non paga la crescita che deve produrre lui. Paga quello che trova. Una poltrona vuota, da sola, è un costo che eredita.

Diventa un valore quando esiste una domanda documentabile che oggi non riesci a servire. I segnali sono concreti e li hai già in casa: quanto tempo passa fra la telefonata e la prima visita, quanti richiami di igiene slittano di settimane, quanti preventivi accettati aspettano una data. Se questi numeri esistono e li puoi mostrare, la poltrona libera smette di essere un'ipotesi e diventa lavoro già in fila. Se non esistono, la poltrona libera è capacità in eccesso, e in trattativa si legge come un canone troppo alto.

Chi compra la legge in due modi opposti

Non c'è una saturazione «buona» in assoluto: dipende da chi si siede davanti.

Chi cerca un'attività che produca reddito senza doverla riprogettare vuole poltrone piene. Le ore occupate sono la prova che la domanda c'è e che il margine sta in piedi.

Chi ha già pazienti e vuole spazio ragiona all'opposto. Un collega con l'agenda intasata, o una struttura organizzata che sa riempire ore, guarda con interesse proprio le poltrone ferme: mette dentro il proprio lavoro su una struttura che esiste già. In quel caso il valore non sta nell'agenda che gli consegni, sta nei metri, negli impianti e nell'autorizzazione. Sono due compratori con due logiche di prezzo diverse, e finiscono spesso in formule di operazione diverse.

Se stai guardando uno studio da comprare, la domanda si ribalta: prima di ogni cifra, chiediti quante ore di quella struttura riesci a riempire tu nei primi dodici mesi. È il conto che decide se stai comprando un'attività o un affitto con dei riuniti dentro — su cosa guardare per primo, qui c'è l'elenco.

Il conto da fare stasera

Prendi il fatturato dell'anno scorso e dividilo per le ore-poltrona disponibili. Poi prendi i soli costi che restano fermi — affitto, leasing, ammortamenti, utenze, segreteria — e dividi anche quelli per le stesse ore. La differenza fra i due numeri è quello che ogni ora di apertura ti lascia prima dei materiali.

Fatto questo, prova a rifare il calcolo togliendo una poltrona. Se il secondo numero migliora sensibilmente, non hai un problema di fatturato: hai una struttura tarata per un volume che non stai facendo, e vale la pena saperlo prima che te lo faccia notare qualcun altro con un'offerta in mano. Un valore di riferimento si costruisce su poche righe di dati, e dieci minuti al telefono ci arrivano prima di sei mesi passati a contare poltrone.